Adapter le télétravail au travail en équipe : Les 10 astuces de communication

Travail à domicile et travail d’équipe sont actuellement sur toutes les lèvres, et les entreprises ont été obligées d’y faire plus ou moins face du jour au lendemain. 

Une question clé à toujours garder à l’esprit: quelle influence le télétravail aura-t-il sur la productivité de mon équipe ? 

Dans quelle mesure sommes-nous productifs ?

Les employés aiment souligner à quel point ils sont plus productifs lorsqu’ils travaillent à domicile. Par exemple, parce qu’ils ne sont pas interrompus aussi souvent, ou parce que l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est plus gérable. 

Dans la plupart des cas, cela est vrai pour les deux, pendant quelques jours ou semaines. Ce que nous ne reconnaissons que trop tard, ce sont les tâches qui sont normalement effectuées automatiquement au bureau. Celles-ci doivent être activement compensées en télétravail. Et cela nécessite des changements dans votre façon de travailler et surtout dans votre façon de communiquer.

Définir les attentes

Il n’est pas réaliste de s’attendre à ce que chaque personne influencée par la vie quotidienne au bureau soit consciente des changements nécessaires pour qu’elle puisse s’adapter en conséquence. De plus, il n’est pas dans l’intérêt d’une entreprise que ce processus se déroule au niveau individuel. Une partie importante du travail d’équipe est la définition de méthodes de travail communes et harmonieuses. Cela signifie que nous devons travailler ensemble en équipe pour réaliser les changements.

Nos astuces de communication pour adapter le travail d’équipe au télétravail.

Astuce 1 : comportez-vous envers vos collègues exactement comme vous le feriez au bureau.

Dites bonjour lorsque vous commencez votre journée et au revoir lorsque vous avez terminé. Si vous allez déjeuner ou faire une longue pause, dites que vous serez de retour dans une heure. De petites choses comme celles-ci vous aideront à rester en contact social avec les membres de votre équipe et à leur faire savoir si vous êtes actuellement disponible.

Outils : une application de messagerie avec chat de groupe, par exemple: Slack, Teams ou Skype

Astuce 2 : Faites de la communication non verbale verbale

Photo by Standsome Worklifestyle on Unsplash

Au bureau, vous pouvez facilement voir si quelqu’un est au téléphone ou si quelqu’un réfléchit sérieusement à quelque chose. En ce qui concerne le travail d’équipe à domicile, cela doit être communiqué. Des phrases simples telles que «Je suis en réunion avec… XX» et «J’ai terminé ma XX réunion» ou «Je dois relire 30 minutes de texte sur XX» indiquent à votre équipe que vous n’êtes pas disponible pour le moment. Il est important de ne pas laisser de côté le XX. Cette information équivaut à entendre une conversation ou à passer devant une salle de réunion et à voir qui y est. Tout ce qui se passe normalement au bureau. Cependant, avec ces petits extraits d’information, votre équipe a la possibilité de rester impliquée sans trop de formalités.

Outils : une application de messagerie avec une fonction de discussion de groupe, par exemple: Slack, Teams ou Skype

Astuce 3 : utiliser des canaux de communication agréés

La façon dont vous communiquez dépend du contenu, des groupes cibles, de l’importance, de l’urgence et de toute une série d’autres facteurs. Le petit bonjour du matin, par exemple, doit être répondu le plus rapidement possible. Une modification de contrat, en revanche, n’est généralement pas discutée spontanément. Ce qui a été discuté devra peut-être être retrouvé quelques années plus tard. Une évaluation des performances des employés est mieux réalisée par vidéo entre deux personnes, tandis qu’une réunion d’équipe devrait offrir à chacun la possibilité de s’impliquer.

Il n’existe pas d’outil unique adapté au travail d’équipe en télétravail, à toutes les formes de communication et à chaque équipe. Mais il existe de nombreux outils qui sont très bien adaptés à certaines tâches de communication. Il est donc important que l’équipe s’accorde sur les outils utilisés pour quel type de communication.

Outils :

* Gestion des tâches: Trello, ClickUp

* Discussions internes, informations mineures et chats: Slack, Teams, Skype

* Annonces et informations importantes avec d’autres équipes: Email

* Échange de fichiers: Teamplace

Astuce 4 : Délais de réponse convenus

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La majorité des communications de bureau se déroule en temps réel. En effet, la personne à la recherche d’une conversation remarque si le partenaire de conversation est disponible avant de commencer à parler. Ce n’est pas possible en télétravail. Vous écrivez à quelqu’un sans savoir si vous l’interrompez. Il est normal que vous n’obteniez pas de réponse immédiate. Après avoir vécu cela pendant quelques jours, la question se pose de savoir combien de temps il est acceptable d’attendre une réponse. Encore une fois, aucune valeur n’est également idéale pour toutes les équipes et toutes les formes de communication. Vous devez convenir de temps de réponse différents pour les différents canaux de communication.

Par exemple : Appels = immédiatement, messages de messagerie <10 minutes, e-mails <2 heures.

Exigences du lieu de travail :

Un bureau offre un environnement de travail propice à la productivité, ce qui est bon pour un meilleur travail d’équipe au bureau. Vous devriez vous attendre à la même chose en télétravail. Une description claire d’un lieu de travail approprié peut garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Par exemple, télé-travailler à la plage ou en voyageant  ne convient pas vraiment au travail et à la productivité des équipes.

Astuce 5 : Chaise et bureau

Cela semble évident, mais ce n’est pas le cas : un lieu de travail devrait avoir une chaise et un bureau / table. Vous pourriez être tenté de travailler depuis le canapé, le lit ou même un hamac derrière la maison, mais à long terme, ce n’est pas propice à un travail continu et concentré.

Astuce 6 : Une porte

Un bureau à domicile doit être exempt de distractions. Cela inclut le fait qu’il existe une zone spécifique dans laquelle vous n’êtes pas dérangé. Qu’il s’agisse d’une pièce ou d’une maison entière, une porte vous permet d’être seul et de vous concentrer sur vos tâches. L’absence de distraction comprend, entre autres, l’absence de bruit permanent, le fait que la télévision n’est pas allumée et que les enfants ou les animaux n’ont pas besoin d’être activement pris en charge.

Astuce 7 : Matériel informatique

Pour que le télétravail et le travail d’équipe soient un succès, chaque employé doit être en mesure d’effectuer tout son travail depuis son bureau à domicile. Il est donc important que l’ordinateur, le moniteur et Internet répondent aux exigences et fonctionnent de manière fiable. En particulier, les exigences supplémentaires liées à la téléphonie Internet, à la visioconférence et aux VPN ne doivent pas être sous-estimées. Pour pouvoir communiquer avec les membres de l’équipe, un casque de haute qualité et une webcam sont indispensables. Si les processus l’exigent, une imprimante peut également être requise.

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Astuce 8 : Encouragez la communication privée

Cela peut sembler ridicule pour certains, mais les smileys, les images et les clips vidéo aident à créer un sentiment d’appartenance. Par exemple, vous devriez également partager des choses personnelles, telles que des activités de fin de semaine ou des situations familiales. Tout comme vous ne restez pas près de la machine à café au bureau pendant 4 heures pour parler, c’est également le cas en télétravail. Il est également important que le partage de ce type d’échanges privés ne soit pas forcé. Il doit être possible d’échanger des informations en privé ou en petit groupe. Par exemple, tout le monde n’est pas obligé de lire quelle équipe favorite a remporté le match du week-end.

Outils : Messenger avec chat privé et chat en sous-groupe: Slack, Skype, Teams

Astuce 9 : Planifiez des événements sociaux réguliers

Les employés en télétravail sont confrontés à un défi majeur : un environnement social considérablement réduit. Les personnes introverties interagissent en particulier avec les autres principalement via l’environnement de bureau. Ces contacts sociaux ne sont pas seulement motivants mais ont également une influence décisive sur l’inventivité et la créativité. En conséquence, ils ne doivent donc pas être ignorés dans un cadre d’initiatives de bureaux à domicile à long terme.

Une simple recommandation est de déjeuner ensemble une fois par semaine, devant votre propre webcam en équipe. Ou vous pouvez vous rencontrer le matin pour prendre un café, avec votre propre café, dans une discussion de groupe. Ainsi, si les distances entre les membres de l’équipe le permettent, il est également conseillé de réunir l’équipe régulièrement et de travailler ensemble dans la même pièce pendant quelques heures.

Astuce 10 : Organisez le travail en petits groupes

Une autre façon de promouvoir la communication entre les membres de l’équipe consiste à déléguer des tâches non pas à des individus mais à de petits groupes de 2 personnes. Le résultat n’est pas seulement un effet positif sur la qualité du travail. En changeant la composition des groupes, l’équipe apprend également à mieux se connaître et s’adapte. La pression exercée sur vous pour mettre en œuvre des mesures formelles de consolidation d’équipe est quelque peu réduite et vous facilite le travail d’équipe en télétravail.

Par Grégory SAUTERET | Marketing Executive | HIRE