Recruteurs : Comment traiter un nombre élevé de candidatures ?

La pandémie de coronavirus a sans aucun doute provoqué de grands bouleversements sur le marché du travail. Ceux qui ont eu la chance de ne pas faire partie des dizaines de milliers de personnes licenciées à ce jour en raison du verrouillage national ont peut-être fait partie des 4,5 millions de travailleurs au chômage partiel, ou bien ont vu leurs heures de travail réduites ou leur charge de travail augmentée.

Un tel niveau de perturbation sans précédent signifie naturellement que ceux qui ont perdu leur emploi, ou dont les fonctions actuelles sont devenues intenables, recherchent activement d’autres opportunités, de sorte que les entreprises qui cherchent à à recruter doivent s’attendre à recevoir beaucoup plus de candidats que la normale.

Des exemples d’un nombre extrêmement élevé de candidats prometteurs sont apparus dans les médias depuis le début des vagues de licenciement ; le plus récent est celui d’un poste de réceptionniste dans un restaurant de Paris, qui a reçu plus de 1 000 candidatures en 24 heures. Il en a été de même pour une brasserie indépendante à Lyon, qui a été choquée de découvrir que 1 000 CV avaient afflué pour un poste vacant.

La situation, encore exacerbée par la fin imminente du programme de congés en Septembre, pourrait être une bonne nouvelle pour ceux qui cherchent une nouvelle embauche. Mais elle pourrait aussi se révéler une tâche écrasante pour les employeurs non préparés. Que peuvent donc faire les RH pour rendre le processus aussi fluide que possible ?

Indiquez clairement vos attentes dans la description du poste

La première étape à la rédaction de toute offre d’emploi réussie consiste à modifier les processus standard ou « dépassés ». Par exemple, le fait de passer des exigences essentielles et/ou souhaitées à des résultats spécifiques contribuera à réduire le nombre de candidats. « Demandez des exemples de la manière dont ils ont obtenu des résultats similaires dans leurs fonctions actuelles ou précédentes », l’essentiel est de veiller à ce que le processus ne soit pas trop lourd et onéreux. Cependant, un processus de candidature un peu plus approfondi peut contribuer à garantir que les candidats sont réellement intéressés à postuler et qu’ils conviennent ».

Pourquoi ne pas donner aux candidats une note par rapport aux exigences énoncées dans la description de poste ? Le fait d’avoir des points de référence solides peut vous éviter de perdre votre temps avec des candidats qui ne sont tout simplement pas aptes.

Bien qu’il soit peu probable que tous les candidats répondent à tous vos critères, vous pouvez toujours identifier les plus forts en leur donnant un score. Essayez un système de notation simple de type « 1, 2, 3 » pour indiquer leur score par rapport à vos critères de caractère obligatoire, essentiel et souhaitable.

De plus, une approche humaine est toujours nécessaire, surtout dans le climat actuel : Il faut mettre des exigences très spécifiques dans vos annonces d’emploi afin que le coup de l’échec soit moins porté pour les candidats et qu’un retour d’information constructif puisse être donné.

Soyez préparé et automatisez si possible

Il est plus important que jamais pour les entreprises de s’assurer qu’elles planifient leur processus de recrutement à l’avance et de manière aussi détaillée que possible. Compte tenu des conditions actuelles du marché, et du fait que de nombreuses entreprises licencient ou prévoient de le faire, le marché semble très lourd pour les candidats. Les organisations devraient prendre en considération le fait qu’elles sont susceptibles de recevoir un volume élevé de candidatures pour tout poste qu’elles annoncent, et si elles gèrent elles-mêmes le recrutement, elles devraient consacrer suffisamment de ressources internes pour gérer le processus efficacement.

La planification doit comporter un processus de présélection bien pensé pour aider à identifier les compétences nécessaires pour le poste, cependant ce processus n’a pas besoin d’être manuel. Si vous attendez un grand nombre de candidats, vous pouvez automatiser ce processus. En utilisant des outils d’identification par mot-clé, vous pouvez automatiquement éliminer les candidats qui ne répondent pas à vos critères de base. Les logiciels de réponse et de suivi automatisés utilisent des algorithmes qui peuvent examiner et évaluer les candidatures, ce qui permet d’économiser du temps et de la paperasserie.

Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Investir dans un système de suivi des candidats (ATS)

Si recevoir de nombreuses candidatures de la part de candidats solides peut être passionnant, la lecture d’une pile infinie de CV peut être accablante. Mais la technologie peut aider à rendre cette tâche plus facile à gérer. Différents outils et applications peuvent être utilisés à n’importe quelle étape du processus de recrutement pour vous aider à combler les lacunes là où vous en avez le plus besoin. L’utilisation d’un système de suivi des candidats (ATS) pour rester au courant des processus de recrutement en volume peut être une bonne solution.

L’utilisation des évaluations préalables à l’emploi peut également rendre la sélection plus rapide, plus précise et plus efficace.

Si les entreprises prévoient de traiter un poste vacant en interne, elles doivent se demander si elles disposent des ressources nécessaires pour traiter un volume important de candidatures et comment elles vont s’y prendre. Grâce à l’utilisation de technologies efficaces les personnels RH peuvent être plus efficaces et productifs. Ainsi l’utilisation d’un ATS est un moyen efficace d’aider à gérer les processus de recrutement à grand volume, par opposition aux processus manuels plus laborieux.

Toutefois, la technologie n’est pas toujours la réponse, en faisant valoir que les examens manuels peuvent facilement être effectués. Il s’agit d’un processus simple qui consiste à passer en revue les candidats afin d’examiner les tâches et les compétences conformément à la description du poste et aux exigences du responsable du recrutement. Une fois que vous avez une longue liste de candidats que vous pensez correspondre aux spécificités, vous pouvez alors examiner les CV de manière beaucoup plus détaillée.

Fermer le poste vacant de manière anticipée si nécessaire

Si une offre d’emploi a suscité un grand nombre de réponses en peu de temps, le fait de la garder ouverte n’est bon ni pour les candidats ni pour le responsable du recrutement chargé de les passer au crible. Fermez les offres lorsque les candidats atteignent le niveau souhaité. Le fait d’avoir un délai plus court pour les candidats peut éviter qu’un grand nombre de personnes ne postulent.

Cependant, la clôture anticipée d’une annonce doit dépendre de la qualité des candidats, et devrait idéalement se faire après un examen des CV, ou si un grand nombre de candidats de haut niveau a été reçu.

Répondre à chaque candidat

Le retour aux demandeurs est une courtoisie commune qui devrait être accordée, même s’ils sont des milliers. Il n’est pas toujours possible de fournir un retour d’information personnalisé à chaque candidat, mais les entreprises doivent tenir compte de l’élément humain.

Accuser réception des candidatures par un courriel de confirmation de réception et envoyer des courriels de rejet polis, même s’ils sont automatisés, sera apprécié, tout comme fournir un retour d’information personnalisé lorsque cela est possible. Le niveau élevé de candidatures n’est pas une excuse pour une mauvaise pratique.

Il ne faut pas non plus oublier l’aspect humain du recrutement et les effets négatifs de l’ignorance des candidats : Ne pas se soucier de répondre aux candidats est incroyablement dommageable pour leur estime de soi et leur confiance en soi, et vous ne pouvez pas traiter les gens comme cela.

Photo by Caleb George on Unsplash

Les entreprises doivent se rappeler qu’il y a une personne derrière la candidature qui a parfois passé des heures à répondre à votre annonce d’emploi.

L’absence de réponse peut avoir un effet indésirable sur l’image de marque de votre entreprise en tant qu’employeur. Les candidats qui reçoivent une réponse polie sont plus susceptibles d’avoir une meilleure perception de votre entreprise que ceux qui n’obtiennent pas de réponse.

N’oubliez pas que le processus de recrutement est une voie à double sens. Si un candidat peut être initialement intéressé par un emploi dans votre entreprise, il peut se désintéresser s’il n’apprécie pas l’expérience d’embauche.

Par Jérôme DIRAND | CEO | HIRE