Freelance : quelques pistes pour s’en sortir avec la paperasse et l’administratif !

(par Mathieu Marechal)

La France est connue pour être l’un des pays au monde qui impose et taxe le plus les entreprises et les travailleurs indépendants. Sauf dans le cas particulier et très limitatif du statut d’auto-entrepreneur (où les choses sont simplifiées), dès que vous, en tant que freelance, passez à un statut de travailleur indépendant ou d’EURL ou SASU, vous aurez une tonne de contraintes administratives à gérer.

Alors, comment s’en sortir ?

Voici les conseils d’un chef d’entreprise redevenu freelance le temps de trouver un nouveau projet entrepreneurial 🙂

Action n°1 : s’organiser sans laisser de failles…

Ce qui est le plus pénalisant dans les tâches administratives, c’est lorsqu’on oublie de remplir un formulaire, ou de l’envoyer, et qu’on se fait redresser par l’URSSAF, le fisc, ou autre.

Pour éviter ces déboires, j’ai mis un système simple en place.

Dès que je suis mis au courant d’une nouvelle déclaration, d’un nouveau paiement ou d’une nouvelle enquiquinerie administrative, je la note immédiatement dans mon agenda professionnel.

Ainsi, il m’est impossible d’oublier de réaliser l’action, car elle figure dans mon emploi du temps, avec une durée réaliste bloquée spécifiquement pour cela.

S’il s’agit de remplir un formulaire URSSAF de 3 pages, et qu’il faut le signer, tamponner, scanner et renvoyer par email, je note ½ heure dans mon agenda.

De manière régulière, avec un événement récurrent indiqué dans mon emploi du temps (tous les mois ou trimestres par exemple), je note aussi des plages horaires dédiées à ce travail administratif : classement de factures, déclarations diverses…

Mon conseil : prévoyez plutôt large (ne bloquez pas juste 5 minutes dans votre agenda), car si vous bloquez trop peu, vous pourriez avoir comme moi tendance à vous dire « je ferai cela après le projet client en cours », mais vous risquez de ne finalement pas y revenir, puis de reporter et finalement d’oublier…

Mon expérience : une pénalité de 10% sur (je ne sais plus quelle) déclaration oubliée…150 Euros de pénalités ! S’organiser et bloquer du temps pour cela permet d’éviter de perdre de l’argent inutilement.

Action n°2 : réfléchir sérieusement à se faire aider !

Quand on constate la quantité de formalités administratives nécessaires pour les freelances et entrepreneurs individuels, on se dit qu’il faudrait se faire aider au sens psychologique J

Mais j’entends par là se faire aider par un professionnel administratif, qui ne fait que cela et maîtrise toutes les ficelles administratives, dispose des contacts aux bons endroits et a de ce fait un pouvoir certain (la pénalité que j’ai décrite plus haut a été retirée par l’administration grâce à un appel et des explications de mon expert-comptable).

Personnellement, je travaille avec le service social proposé par mon expert-comptable (www.compta.com). Je n’ai pas d’actions chez eux, mais ils sont performants donc je peux les recommander.

Comme ce cabinet d’expertise-comptable est suffisamment grand, ils ont mis en place une équipe dédiée à tout ce qui URSSAF, retraites, feuilles de paie, contrats de travail, etc.

C’est très utile même lorsqu’on est seul dans sa boîte.

Si vous n’avez pas déjà un cabinet comptable, je vous conseille vivement d’en prendre un, et vous pourriez tenter de négocier qu’ils s’occupent de vos déclarations diverses ainsi que de votre déclaration d’impôts sur le revenu.

Tout ce temps économisé sera mis à meilleur profit pour développer votre activité de freelance. Il s’agit donc d’un bon investissement à mon sens.

Il existe aussi des freelances qui proposent leurs services pour s’occuper de tout l’administratif, je n’ai pas testé cette solution, mais n’hésitez pas à nous faire part de vos retours si vous avez testé ceci !

Action n°3 : redevenir salarié, en restant indépendant (!?)

Et oui, c’est possible.

Dans ma précédente société, l’agence de traduction Trad Online, nous avions beaucoup de traducteurs indépendants qui travaillaient pour nous.

Plutôt que de s’embêter avec tous ces tracas administratifs, certains d’entre eux ont fait le choix du portage salarial.

De nombreuses entreprises françaises sont présentes sur ce marché, qui offre de nombreux avantages pour le travailleur indépendant.

On devient salarié de la société de portage, qui facture les clients, et paie le freelance un salaire en fonction de son niveau d’activité. Et surtout, la société de portage gère tout l’administratif, un gain de temps important !


En résumé, mon conseil est de soit mettre en place un système d’organisation ne laissant pas de place aux oublis, soit de tout simplement sous-traiter ces tâches qui n’ont, soyons clairs, aucune valeur-ajoutée pour votre mission de freelance : trouver des clients et les satisfaire au mieux !

(par Mathieu Marechal)